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Aufbau eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems

Die Fachhochschule Potsdam realisiert ein hochschulweites Projekt zur Implementierung eines Dokumentenmanagementsystem (DMS), um die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und Dokumente in den Bereichen Verwaltung, Lehre, Studium und Forschung voranzutreiben.

Digitalisierung der Abl?ufe in Verwaltung, Lehre, Studium & Forschung

Digitale Transformation?

Unter digitaler Transformation wird im Allgemeinen die stetige Weiterentwicklung von Technologien verstanden, die sich unmittelbar auf die unterschiedlichen Bereiche einer Organisation auswirkt.

Für Hochschulen, und damit auch für die Fachhochschule Potsdam, bedeutet digitale Transformation, in den Bereichen Lehre, Studium, Forschung sowie Verwaltung durch Nutzung neuer Technologien unterschiedliche Prozesse bzw. Arbeitsabl?ufe zu analysieren und zu optimieren, meist zu digitalisieren.

Fundament: Digitalisierung der Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung an der Fachhochschule Potsdam umfasst administrative und unterstützende Prozesse der reinen Verwaltung sowie für Lehre, Studium und Forschung.

Sie ist als ein Handlungsfeld der Fachhochschule Potsdam im Rahmen von Digitalisierung zu betrachten und dient zugleich als Basis für die Handlungsfelder: Studium, Lehre und Forschung als Gestalter des digitalen Wandels sowie Vernetzung der Hochschule.

Zugriff auf Dokumente

Die Verwaltungsprozesse und Dokumente werden schrittweise im Rahmen des Aufbaus des DMS digitalisiert werden. Das DMS wird zur effizienten Verwaltung von Dokumenten an der Fachhochschule Potsdam beitragen und Mitarbeitenden der Hochschule einen gleichzeitigen und einheitlichen Zugriff auf diese erm?glichen.

Gesteuert wird der Zugriff über detaillierte Berechtigungen. Sie werden der Funktion und den Aufgaben von Mitarbeitenden sowie dem Datenschutz sowie der Informationssicherheit entsprechen.

Barrierefreiheit & Nachhaltigkeit

Darüber hinaus erm?glicht das Dokumentenmanagementsystem die Berücksichtigung von Barrierefreiheit und f?rdert die Nachhaltigkeit an der Fachhochschule Potsdam.

Ziel ist, die Fachhochschule Potsdam für Menschen mit Behinderungen besser zug?nglich und zur Reduzierung des Papierverbrauchs beizutragen.

Digitalisierung von Verwaltungsprozessen & Dokumenten

Die folgenden Verwaltungsprozesse/Teilprojekte und Dokumente werden zurzeit digitalisiert.

Ziel der Digitalisierung/ Merkmale

  • elektronische Verwaltung und Archivierung von Bewerbungs-, Studierenden- und Prüfungsdokumenten
  • Verbesserung des bob体育平台官网s für Studierende und Bewerber*innen durch die Verringerung von administrativen Bearbeitungszeiten

Geplantes Projektende

  • Ende 2026

Ziel der Digitalisierung/ Merkmale

  • Modernisierung und Vereinfachung des Beschaffungsprozesses
  • Zeitersparnis durch vereinfachte Antragsstellung und -bearbeitung

Geplantes Projektende

  • 31.12.2023

Ziel der Digitalisierung/ Merkmale

  • Digitalisierung der Bearbeitung von Eingangsrechnungen (inkl. Digitalisierung des Rechnungseingangs)
  • Effizienzsteigerung des Prozesses

Geplantes Projektende

  • II. Quartal 2024

Ziel der Digitalisierung/ Merkmale

  • Post digital, tagesaktuell und standortunabh?ngig erhalten

  • Vermeidung von Verlusten von Dokumenten auf dem Postweg innerhalb der Hochschule

Geplantes Projektende

  • 31.12.2023

Mehrwert DMS für Angeh?rige der Fachhochschule Potsdam

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird zur effizienten Verwaltung von Dokumenten an der Hochschule beitragen und damit den Mitarbeitenden ihre t?gliche Arbeit erleichtern.

Das DMS ...

  • f?rdert die papierlose Büroumgebung und damit die Nachhaltigkeit an der Fachhochschule Potsdam.
  • erm?glicht Barrierefreiheit; für Mitarbeitende mit Beeintr?chtigungen sind die Akten und Dokumente leicht zug?nglich und durch bestimmte Funktionen, z. B. Vorlesefunktion, barrierefrei zu nutzen.
  • f?rdert und erleichtert die Zusammenarbeit; Mitarbeitende k?nnen Dokumente gemeinsam bzw. gleichzeitig bearbeiten, ohne dass physische Dokumente innerhalb der Hochschule hin und her geschickt oder Dokumente per E-Mail zur weiteren Bearbeitung verschickt werden müssen. Dies verkürzt Bearbeitungszeiten.
  • erm?glicht Mitarbeitenden eine ortsunabh?ngige Bearbeitung von Dokumenten, z. B. Homeoffice/mobiles Arbeiten.
  • unterstützt eine h?here Datensicherheit; Zugriff auf vertrauliche Dokumente ist beschr?nkt und ebenso regeln detaillierte Berechtigungen den Zugriff.

Projektteam & Projektleitung

Die Projektgruppenmitglieder setzen sich je nach Themenbereich und Teilprojekt zusammen. Sie m?chten Kontakt zum Projektteam aufnehmen? Dann wenden Sie sich an die Projektleiterin Kathrin Fischer.

Kathrin Fischer
Leiterin Zentrale IT
Stellvertreterin der Kanzlerin

Lenkungsausschuss

Ein Lenkungsausschuss begleitet den Aufbau des hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems.