Als Erstes stellen Sie den Kontakt mit der Hochschule im Ausland her. Besprechen Sie, bei welchen Inhalten Sie ¨¹bereinstimmen und wie Sie k¨¹nftig kooperieren wollen.

• Was ist Ziel des Vertrages und worin liegt dessen Nutzen f¨¹r die FH Potsdam?
• Soll die Kooperation Studierendenaustausch umfassen und wenn ja, f¨¹r welche Studieng?nge und zu welchen Konditionen?
• M?chten Sie sich in der Lehre austauschen und gemeinsame Lehrveranstaltungen konzipieren und durchf¨¹hren? Sind Exkursionen und Summer Schools gew¨¹nscht?
• Geht es um Forschungskooperation? Haben Sie konkret vor, einen Projektantrag einzureichen?
• Welcher Grad der Konkretisierung ist f¨¹r die operative Umsetzung der Vertragsziele erforderlich?
• Sind erg?nzende Regelungen/Vertr?ge wie Abkommen zum Studierendenaustausch erforderlich?
• Wer tr?gt die Verantwortung f¨¹r die Vertragserf¨¹llung?
• Ergeben sich durch die Vertragsinhalte Reibungspunkte mit geltendem Recht (zum Beispiel Datenschutz) beziehungsweise mit anderen relevanten Richtlinien oder Programmen?

All diese Fragen sollten vorab gekl?rt werden, um dann die passenden Vertragsarten zu bestimmen. 

Es gibt verschiedene Kooperationsebenen:

• Kooperation auf Fachebene/Studiengangsebene (zum Beispiel Vertr?ge zum Studierendenaustausch f¨¹r einen bestimmten Studiengang der FHP im Erasmus+ Programm, Student Exchange Agreement)
• Kooperation auf Fachbereichsebene (ein Fachbereich der FHP, Vertr?ge mit Fachbereichen und Fakult?ten an einer Hochschule im Ausland ohne Zuordnung zu einzelnen Studieng?ngen, Memorandum of Understanding, Student Exchange Agreement)
• Kooperation auf Hochschulebene (wenn mindestens zwei Fachbereiche ihr ausdr¨¹ckliches Interesse aussprechen; zum Beispiel Memorandum of Understanding, Student Exchange Agreement)

Beachten Sie, dass die Bezeichnungen f¨¹r Vertragsarten international unterschiedlich sind und daher stets eine inhaltliche Pr¨¹fung stattfinden muss.

Absichtserkl?rung zur Kooperation: Letter of Intent (LoI)

H?ufig ist einem Partnerschaftsabkommen die Unterzeichnung einer rechtlich unverbindlichen allgemeinen Absichtserkl?rung zur Kooperation vorgeschaltet, welches auf allen Kooperationsebenen abgeschlossen werden kann. Der Abschluss eines Letter of Intent ist nicht verpflichtend.

Partnerschaftsvertr?ge: Cooperation Agreement oder Memorandum of Understanding (MoU)

Rechtlich verbindliche Partnerschaftsvertr?ge werden auf unterschiedlichen Ebenen abgeschlossen. Der Kooperationsvertrag auf Fachbereichsebene ist dann empfehlenswert, wenn nur ein Fachbereich an einer Zusammenarbeit mit einer anderen Hochschule interessiert ist. Dieser kann bei Bedarf um Spezifizierungen (wie einen erg?nzenden Vertrag zum Studierendenaustausch) erg?nzt werden.

Der Partnerschaftsvertrag auf Hochschulebene ist ein vollwertiges Kooperationsabkommen zwischen zwei Hochschulen mit dem Ziel, bestehende Kontakte und die Zusammenarbeit mit Hochschulen im Ausland fach¨¹bergreifend zu f?rdern. F¨¹r hochschulweite Partnerschaftsabkommen m¨¹ssen mindestens zwei Fachbereiche ihr ausdr¨¹ckliches Interesse aussprechen. Der Hochschulpartnerschaftsvertrag kann den Austausch von Studierenden und Wissenschaftler*innen sowie die gemeinsame Durchf¨¹hrung und Ver?ffentlichung von Forschungsprojekten beinhalten. Er enth?lt entweder sehr detaillierte oder aber lediglich allgemeine Vereinbarungen und kann bei Bedarf um Spezifizierungen (wie einen erg?nzenden Vertrag zum Studierendenaustausch) erg?nzt werden.

Um die Nachhaltigkeit zu gew?hrleisten, sollte die Zusammenarbeit bei dieser Vertragsform auf eine Mindestdauer von drei bis f¨¹nf Jahren ausgerichtet sein. Die Inhalte sind hierbei in Arbeitspl?nen zu konkretisieren. Au?erdem sollte eine zumindest mittelfristige Finanzierungsgrundlage (Projektantrag) angestrebt werden.

Inter-Institutional Agreement Erasmus+ und Swiss-European-Mobility-Programme

Hierbei handelt es sich um einen Kooperationsvertrag zum Studierenden- und/oder Lehrenden- sowie Personal-Austausch. F¨¹r Vertragsabschl¨¹sse greifen die Regelungen sowie die Vertragsvorlagen des Erasmus+ Programms (2021 ¨C 2027) bzw. des Swiss-European Mobility Programms. Die Vertragslaufzeit ist derzeit in der Regel bis 2027 angesetzt.

Vertrag zum Studierendenaustausch: Agreement on Student Exchange

Der Vertrag zum Studierendenaustausch (au?er Erasmus+ und Swiss-European-Mobility-Programme) regelt ausschlie?lich den Austausch von Studierenden. Bei Vertr?gen ¨¹ber Studierendenaustausch sind die einschl?gigen hochschuleigenen Ordnungen und Rahmenbedingungen sowie die jeweiligen Studienordnungen und Pr¨¹fungsregelungen zu beachten. Zu definieren sind Regelungen zur Erhebung oder zum Verzicht auf Studiengeb¨¹hren sowie die Regelung klarer Betreuungsverh?ltnisse.

Die Vertr?ge im Erasmus+ Programm werden seit 2021 digital im Rahmen von Erasmus Without Paper ausgetauscht. Daf¨¹r ist das International Office verantwortlich. Bei der Vertragsanbahnung und den Aushandlungen der Konditionen ist das International Office daher einzubeziehen. 

Die Unterschrift des digitalen Inter-Institutional Agreements erfolgt per Schnittstelle ausschlie?lich digital ¨¹ber die Datenbank Mobility-Online durch das International Office.

Informieren Sie also das International Office ¨¹ber die gew¨¹nschten Vertragskonditionen:

• Austauschpl?tze nach Studiengang und Anzahl der Pl?tze pro akademischen Jahr, jeweils f¨¹r Studierende und/oder Staff-Mobilit?t,
• vorausgesetzte Unterrichtssprache und Sprachlevel,
• sonstige Vereinbarungen. 

Beratung und Mustervertr?ge

Vor Abschluss eines Vertrages wird die Absicht zur internationalen Kooperation dem Fachbereich berichtet und das International Office informiert. Das International Office begleitet und ber?t die Fachbereiche bei der Vorbereitung und Umsetzung der gemeinsam abgestimmten Vertragsziele und -inhalte.

Rechtliche Pr¨¹fung und Mustervertr?ge

Die rechtliche Pr¨¹fung des Vertragsentwurfs erfolgt durch Rainald Wurzer in R¨¹cksprache mit dem International Office. Schicken Sie ihm den Vertragsentwurf per E-Mail zu. Sie erhalten von ihm und dem International Office bei Bedarf auch Mustervertr?ge zugeschickt.

Genehmigung und Unterzeichnung

Nach erfolgter rechtlicher Pr¨¹fung und ggf. Anpassungen in Absprache mit der neuen Partnerhochschule wird der Vorgang der Pr?sidentin zur Unterzeichnung vorgelegt. Die Weiterleitung des unterschriebenen Vertrags an den Vertragspartner erfolgt in der Regel durch die Person, die f¨¹r den Vertrag verantwortlich ist oder das International Office. Das unterzeichnete Original verbleibt bei der Hochschulleitung.

Kopie des Vertrags an das International Office

Um die Kooperation in die Austauschdatenbanken und ?bersichten der Partnerhochschulen, sowie den HRK Kompass einzutragen, muss eine Kopie des Vertrags per E-Mail an das International Office geschickt werden.

Bei einer gew¨¹nschten K¨¹ndigung oder bei ?nderungen der Vertragsmodalit?ten sind diese dem International Office und ¨C bei hochschulweit oder fachbereichs¨¹bergreifend abgeschlossenen Vertr?gen ¨C der Hochschulleitung schriftlich per E-Mail mitzuteilen.